第一章 总 则

第一条 为规范科学技术研究院（以下简称科研院）内部会议管理，加强重大问题集体决策，促进科研院各项工作有序、高效开展，根据《山东大学章程》有关规定，结合科研院实际，制定本制度及议事规则。

第二条 科研院会议主要包括院长办公会、专题工作会、教职工大会。科研院各中心、挂靠单位及校区科研办原则上每周召开一次业务会议，研讨、布置职能范围内相关工作。

第三条 科研院会议由院长或院长委托的副院长主持，相关决策应充分体现科学化、民主化、规范化的要求。

 

                     第二章 会议组织

第四条 院长办公会一般每两周召开一次，根据需要可临时举行，参会人员为科研院领导班子成员，涉及有关议题时可通知相关人员列席；出席会议成员因故不能参加会议，应事先向会议主持人请假，根据需要可对议题留下意见和建议。会议必须有超过半数以上的会议成员到会方可举行。研究决定重大问题时，应有2/3以上院领导出席方能举行。

第五条 科研院专题工作会议根据工作需要召开，涉及议题的相关人员参加。科学技术研究院牵头与学校其它职能部门协同召开的专题会议，相关职能部门负责人和有关人员参加。

第六条 科研院职工大会一般每学期初和学期末各召开一次，必要时院长可决定临时召开职工大会。

第七条 科研院会议组织工作由院科技综合服务中心负责。院科技综合服务中心安排专人负责会议的记录和材料的存档等工作。院长办公会要形成会议纪要，会议纪要经院长审阅后，由院科技综合服务中心向院内公布并存档。专题会议由会议主持人决定是否形成会议纪要。

第三章 议事范围

第八条 院长办公会议的主要任务是讨论决定科研院重大事项，交流当前各项工作进展情况，布置阶段性重点工作。会前科技综合服务中心向各单位征集议题，由院长确定是否上会。院长办公会议的研究、决策范围（三重一大）为:

（一）重大事项决策

1、贯彻落实教育部等上级主管部门和学校重要工作要求，确定具体措施；总结分析前期工作，计划今后任务，研究需要协调解决的问题；

2、讨论教育部等上级主管部门和学校部署的工作任务，确定实施方案和具体措施；讨论上报的重要报告；

3、分析学校学术工作形势，讨论制定有关科研工作的发展规划，讨论制定各项工作计划以及阶段工作和重要工作的实施方案；

4、审查重大工作计划的执行情况；审议科研管理工作的重要改革措施及实施办法；

5、学校科技发展规划和有关科技政策的研究、制定； 科学技术研究院年度工作计划的研究、制定；科学技术研究院廉政建设事宜的研究、确定； 科学技术研究院规章制度的制订、修改；重大科研项目培育与平台基地规划；学术评价体系方案研究与完善； 其他需要集体研究决定的重大事项。

（二）重大项目

1、国家重大科研项目培育与平台基地建设项目；

2、国家级科研项目、基金项目、实验室建设和奖励申报；

3、省部级科研项目、基金项目、实验室建设和奖励申报；

4、学校自主创新基金的申报、立项、监督与管理；

（三）重要人事任免及聘用

1、副科、正科级干部的选拔、推荐；

2、管理岗、技术级的职级调整事宜的研究推荐；

3、科学技术研究院人员招聘、岗位职级调整事宜的研究、上报；

4、非事业编制人员的招聘；

5、其它需要集体研究讨论的人事问题。

（四）大额度资金使用

1、山东大学科研岗位津贴分配办法的研究、实施；

2、年度财务预算和决算；

3、科学技术研究院经费的使用安排。

第九条 专题工作会议主要针对专项工作进行研究并做出决策和部署。

第十条 教职工大会主要是学习教育部等上级主管部门和学校有关文件精神，通报、总结本学期工作情况，进行工作述职、民主评议等。主要议事内容为：

1、总结科研院全局性工作，通报下一阶段主要工作安排；

2、单位及教职工年度民主测评及评优评；

2、学习贯彻教育部等上级主管部门和学校有关文件精神；

3、科研院需要由家职工大会讨论决定的重大事项决策、重大项目、重要人事任免及聘用、大额度资金使用等；

4、其它职工普遍关注的热点问题或需要说明的问题。

第四章 院长办公会议题的确定和准备

 

第十一条 院长办公会议题由院领导班子成员提出，院长确定。提交研究的议题，须写出书面议案并提出具体建议意见，分管院领导审查议案后转交院科技综合服务中心，由院科技综合服务中心列入议题草案,报院长审定。会议不研究意向不明、准备不充分、临时动议的议题和申报前未向院长汇报的议题。重要的议题，应在会前听取各副院长意见。意见分歧较大的议题暂缓上会，待进一步交换意见、取得初步共识后再提交会议讨论。

第十二条 对专业性、技术性较强的重要事项，应经过专家论证、风险评估，以及技术、政策、法律咨询，再提交院长办公会或院专题会议讨论。对事关教职工切身利益的重要事项，应通过教职工代表大会或其它方式，广泛听取教职员工的意见建议，再提交院长办公会或院专题会议讨论。

第十三条 对涉及院重大事项或特别复杂的问题，应在充分调研、论证的基础上提出建议方案，由分管院领导提前向会议组成人员通报，经过充分沟通酝酿、且无重大分歧后，再提交会议讨论。

第十四条 议题确定后，由院科技综合服务中心拟定并形成会议通知。对需要参会人员熟悉情况、征求意见的议题，应提前分发有关材料。若议题涉及保密事项或因其它特殊原因难以提前报送的，经会议主持人批准后，可将有关材料直接带到会场。

 

第五章 院长办公会议事程序和要求

 

第十五条 会议应按通知拟定的议题议事，一事一议，实行院长末位表态。议事并作出决定的过程必须坚持民主集中制原则，先由提出议题的分管院领导或有关中心汇报情况,提出解决问题的建议和方案，然后与会成员就该议题发表意见，展开讨论。会议主持人归纳、集中与会成员意见并作出决议，决议须明确目标和要求，落实到有关中心或个人。

第十六条 对需表决的事项，严格按照少数服从多数的原则作出决定，以超过应到会人员的半数同意为通过。对重大问题的决策如有意见分歧,且支持和反对人数接近,除在紧急情况下按多数人的意见执行外，否则应暂缓作出决定。对会议作出的集体决定，个人或少数人如有不同意见，可以保留，但必须坚决执行会议的决定。

第十七条 会议按有关规定执行回避制度。会议讨论决定的事项涉及与会人员本人或其亲属时,本人应予回避。本人不主动回避的，主持人应要求其回避。

第十八条 对重大突发事件和急需处理的重要问题(包括会议决议执行中遇到的突发情况)，因情况紧急或时间紧迫来不及由会议决定的,可由分管院领导报院长后及时处理，事后向会议报告。

第十九条 会议通过的决议，由院科技综合服务中心根据授权以会议纪要或口头传达等方式，及时将会议内容向缺席人员通报。出席或列席会议的人员，除有传达任务外，必须严格遵守组织纪律和保密纪律。

 

第六章 院长办公会决定或决议的执行与督办

 

第二十条 会议决议、决定的事项，按行政内部分工负责组织实施。院内各中心和人员必须认真予以贯彻落实。

第二十一条 会议的决议由院科技综合服务中心负责督办，并协调解决实施过程中出现的矛盾和问题,同时将决议的办理情况反馈给院长或主持会议的副院长。

第二十二条 在情况发生变化或执行决议过程中出现新问题，不适宜或不可能按原决议执行时,应由分管院领导提请会议进行复议。紧急情况需临时调整原决议,须由院长在征求有关副院长意见后进行调整，但应在下次会议上予以通报。

第二十三条 会议审议通过的文件、制度、意见、决定等各类文稿，由议题提出单位根据会议精神修改，并报请院长签批。

 

第七章 附则

 

第二十四条 本制度规则由科学技术研究院负责解释。

第二十五条 本制度规则自公布之日起施行。

 

 

科学技术研究院

2022年3月26日