山东大学科研经费使用与报销管理规定
山大财字【2013】16号
第一章 总 则

第一条　为进一步加强我校科研经费使用与报销管理，确保科研经费合法、规范使用，提高资金的使用效益，根据《教育部财政部关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见》（教财〔2012〕7号）及国家、学校有关科研经费管理的文件精神，制定本规定。

第二条　凡以山东大学名义取得的各类科研经费，不论其资金来源渠道，均为学校收入，必须全部纳入学校财务部门统一管理、集中核算，任何单位和个人不得截留、挪用。

第三条　学校科研经费使用与报销，实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制，即在学校的统一领导下，财务部、学术研究部、监察审计部、学院（研究所、中心，下同）及项目负责人在科研经费使用与报销中各负其责，形成纵向联动、横向协调、相互配合、齐抓共管的协同管理机制。

第四条　财务部负责科研经费的财务管理和会计核算；学术研究部对科研项目的开展实施全过程管理；监察审计部对科研经费的使用进行监督检查。

第五条　学院对本单位科研经费使用承担监督和管理责任，科研经费报销由学院盖章。科研经费外协、劳务费等重要业务，以及单笔5万元以上的重大业务报销还需学院负责人审核签字。项目负责人是科研经费使用的直接责任人，对经费使用的真实性、合理性及有效性承担经济与法律责任。

 

第二章　科研经费使用要求

第六条　纵向科研项目按照批复预算的内容及开支范围执行，并实行预算指标控制管理。横向科研经费按照合同、协议约定执行，并实行一定的比例控制管理。项目负责人应严格按照国家和学校科研经费管理制度的规定使用科研经费，根据科研项目进度合理安排经费支出，保证专款专用。

第七条　科研经费使用不得随意调整、变更预算和扩大开支范围。科研项目负责人要确保科研项目经费的完整性，不得拆分科研经费、另立经费项目并指定新的项目负责人。经批准的预算变更，项目负责人应及时将批复后的变更情况报送财务部门。

第八条　科研人员开支使用科研经费，应与科研任务具有相关性。严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出或其他无关支出；严禁购买与科研项目无关的设备、材料等物资。

第九条　科研人员严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费；严禁编造虚假合同，编制虚假预算；严禁虚构经济业务，使用虚假票据套取科研经费。

第十条　科研人员严禁借科研协作之名将科研经费挪作他用；严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位和个人；严禁设立账外资金或“小金库”；严禁虚列、伪造名单，虚报冒领科研劳务性费用。依据规定发放给个人的劳务性费用，要严格审核发放人员资格、标准，以实名制发放至个人。

第十一条　科研经费不得用于各种罚款、捐款、赞助、投资以及与科研无关的赔偿费、违约金、滞纳金等。

 

第三章　科研经费报销规定

第十二条　科研支出必须取得真实、合法的原始凭证。会计人员按照国家统一的会计制度规定对原始凭证进行审核，据实进行账务处理。会计人员对凭证的合规性、报销手续的完备性和财务信息的准确性负责，必要时可要求项目负责人提供详细的有效证明材料。

第十三条　科研经费支出内容符合公务卡强制结算目录要求的，应采取公务卡结算方式。

第十四条　设备费是指在项目研究过程中购置或试制专用仪器设备、对现有仪器设备进行升级改造以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。使用科研经费购置设备，应提前向学校资产与实验室管理部提出申请，根据批复的意见确定采购方式，采购时必须签订合同，明确付款方式及期限。采购完成后及时办理固定资产入库手续，按照合同约定办理财务结算付款，质保期满按规定支付质保金。

使用科研经费购买进口设备，借款或报销时应提供山东大学与供应商签订的进口设备技术及售后服务协议、进出口公司与供应商的合同、山东大学与进出口公司的代理协议、进出口公司对山东大学的付款通知书等相关资料。

第十五条　材料费是指在项目研究过程中消耗使用的各种原材料、辅助材料、低值易耗品的采购、运输、装卸、整理等费用。消耗数量较多或单位价格较高、总成本在五万元以上的材料购置要有预算明细。材料报销要附供货单位盖章的明细清单，明确材料采购数量、采购价格等，二万元以上的材料采购还需要提供采购合同。纵向经费中不得报销办公耗材。

第十六条　测试化验加工费是指在项目研究过程中支付给校外及校内单位的检验、测试、化验及加工等费用。测试化验加工的数量较多或单位价格较高、总费用在五万元以上的测试化验加工费需要有预算明细。报销时提供收费项目明细、详细的测试记录、测试清单、收费标准等，二万元以上的测试化验加工费还要提供相关合同、协议。

第十七条　燃料动力费是指在项目研究过程中相关的大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗等费用。无法单独计量的，后勤部向学院核定收取后，学院再向科研项目分摊。燃料动力费支出应提供费用清单（包括标准、测算依据等）。

第十八条  固定资产使用费是指学校科研项目因使用仪器设备和科研用房应负担的折旧费用。学校资产管理部门按科研项目预算收取固定资产使用费，收取时应提供费用清单（包括标准、测算依据等）。

第十九条　差旅费是指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等发生的外埠差旅费、市内交通费用等。差旅费的开支标准按国家有关规定和《山东大学差旅费管理办法》执行。因参加会议报销差旅费的应有会议通知、往返的交通费、异地住宿费等，外出调研的应有调研说明。不得报销与科研项目无关的交通票据，特殊情况应提供书面说明。

第二十条　自驾车或租车进行科学考察等科研活动，需提供用车的有效证明，财务部门审核报销额度不超过总经费的10%。纵向科研经费（国家科技重大专项除外）可报销燃油费、过路过桥费；横向科研经费可报销燃油费、过路过桥费、修车费、保险费。

第二十一条　济南市内交通费采用每次限额报销的方式，不再报销公交票据、地铁票据等。杜绝凑票报销，虚报冒领等现象。

第二十二条　会议费是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用。报销会议费需提供会议通知、会议决算表、会议签到簿、会议纪要等资料；委托旅行社承办会议的还要提供合同。举办会议应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。严禁借会议名义铺张浪费、发放礼品，公款旅游等。

第二十三条　国际合作与交流费是指在项目研究过程中课题组人员赴国外、港澳台地区及外国专家来华工作的费用，包括交通费、食宿费及其他费用。报销来华专家费用要提供专家护照复印件、机票发票、登机牌等。科研人员使用科研经费报销出国费用，需国际事务部审核、签章；出国目的地与预算不一致的，应先经学术研究部审批调整预算。

第二十四条　课题组成员参加与项目课题研究任务有关的国内学术会议的费用应在差旅费中报销。参加项目课题研究任务有关的国际学术会议的费用应在国际合作与交流费用中报销。课题组举办的与项目课题研究任务有关的会议（如咨询会、交流会、验收会等）在会议费中报销。课题组举办咨询会发生的咨询费在专家咨询费中列支。

第二十五条　出版/文献/信息传播/知识产权事务费是指在项目研究过程中，需要支付的出版费、资料费、印刷费、数据采集费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。不应使用纵向经费购买通用性操作系统、办公软件等。该类单笔二万元以上的支出应提供合同，其中报销出版费需全部提供合同。

第二十六条　劳务费是指在项目研究过程中支付给直接参加项目研究的没有工资性收入的相关研发人员（如在校研究生等）和临时聘用人员的劳务性费用，包括缴纳的社保费用等。研究生助研津贴要确保据实足额发放；临时聘用人员应签订劳务协议并经过人事部审核备案后发放。劳务费采取无现金转卡支付形式发放，按工薪计税，发至本人银行账户。纵向经费有明确预算的执行预算，没有明确预算的，劳务费开支不超过总经费的30％。横向经费中40％可用于劳务费，列支科研津贴和劳务报酬等。

第二十七条　专家咨询费是指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的咨询费、鉴定费、评审费等。专家费不得支付给本课题组内参与研究与组织管理的工作人员。领取专家咨询费时填写《山东大学专家费发放表》，需详细列明邀请专家简介和开展活动情况。

第二十八条　实验室改装费是指为顺利完成研究项目，对现有实验室进行小规模的改装所发生的费用。实验室改装前应报学校资产与实验室管理部、后勤部等有关部门同意，并严格执行政府采购的有关规定，签订合同。学校及校属各单位所有修缮及零星基建工程项目的工程结算均需报学校审计部门审计。

第二十九条　特支费是指项目研究需支付的业务招待等费用。特支费使用与报销，纵向科研经费按照国家有关规定执行；横向科研经费开支不得超过总经费的20%。特支费不得用于旅游、劳保福利、娱乐、家庭消费性和个人生活性支出及与项目研究活动无关的支出。

第三十条　科研经费转拨是指科研项目由多个单位联合申请，且山东大学作为第一承担单位，经费先由资助方拨至我校，我校按批复的预算将经费拨至其他联合申请单位的行为。纵向科研经费转拨严格按预算管理，即只对批复预算或任务合同书中列示的合作单位和金额办理经费转拨。特殊情况需要转拨，必须报经上级主管部门同意并调整预算后才能办理。

科研经费转拨需提供科研项目批复预算书、合同和其他必要资料，填写《山东大学科研经费转拨审批单》，并经学院、学术研究部和财务部联签审批。

第三十一条　协作费是指科研项目研究过程中，由于技术、工艺和设备等条件的限制，必须将部分研究工作委托给项目参加单位以外的其他单位所发生的费用。科研经费支付外协费，需提供学校与接收经费单位的科研协作合同或协议，以及协作单位出具的合法有效的票据，填写《山东大学科研经费外协审批单》，并经学院、学术研究部和财务部联签审批后支付。

外协合同中应明确科研任务、验收指标、外协经费额度、拨付方式、开户银行和账户、无形资产归属等。

第三十二条　间接费用是指学校为科研项目研究提供的现有仪器设备及房屋，日常水、电、气、暖消耗，有关管理费用的补助支出，以及承担单位用于科研人员激励的相关支出等。科研项目经费入账时，间接费用由学校一次性提取，统筹安排使用。

第三十三条  管理费是指在科研项目研究开发过程中，为了补偿学校为支持科研活动开展而发生的无法在直接费用中列支的相关费用。管理费一律按到账金额计算提取。横向科研经费用于购置仪器设备或发生的外协费，符合学校减免管理费条件的，一律实行先提后免，减免部分待项目结题时学校一并计算返还。

第三十四条  科研经费大额支出应严格履行大额资金支付审批手续。大额资金支付执行山大财字〔2012〕26号《山东大学大额资金支付审批办法》。

第三十五条　科研项目经费结余，一般不得超过总经费的10%，并严格按结余资金管理办法的有关规定处理。“863计划”、“973计划”、国家科技支撑计划、国家科技重大专项等项目需将全部净结余按原拨款渠道上缴；不需上缴的科研结余经费，项目负责人填写《山东大学科研经费结余分配单》，经学术研究部和财务部共同审批，转入项目负责人科研发展基金账户，用于科研项目的续研或预研。

 

第四章  附 则

第三十六条  本规定由财务部、学术研究部负责解释。以往规定与本办法不符的，以本规定为准。

第三十七条　本规定自发布之日起执行。